如何写出让人一看就懂的邮件

我们每天要处理大量的电子邮件,它是每个人工作不可或缺的工具。在快节奏的工作里,大家都不愿意浪费时间与精力,所以我们的目的是为了让对方立刻理解我们表达的内容。我们经常遇见无法抓住重点、难以理解的邮件。反之当我们发送通知、汇报工作、沟通项目时,有没有想过你表达的信息是否被阅读人有效吸收?
我们只需要在我们的邮件里适当使用项目符号(•Bullet)来描述想要表达的内容,既可化繁为简,又可增强想表达的内容。

逻辑性

使用项目符号需要注意的是我们不应只是罗列内容,而是让每个排列都有意义,将想要传递的内容作为主干,补充内容做为分支。下面我们就来看一下如何通过三个方法来让我们的内容有层次感。

分组

我们要做的将相近的内容整理在一起,可以是主次分组,将主干(主要)内容和补充(次要)内容总结到一个大分组里;也可分开不及物动词与及物动词,将描述对象的状态或现象(静)的内容与行为(动)内容分离开来。因为两者接收的印象不一样。让人轻松理解你想表达的内容。

主次分组很简单,不必赘述。为了排除语意上的歧义,我们在陈述时应该区分开不及物动词与及物动词:
– 如果想表达某个瞬间静止画面,“那个时刻状态”那么每个句子都应该使用不及物动词。使用不及物动词来表达状态也能够让动作发生的因果关系变得模糊,从而模糊责任。
– 杯子坏了。
– 一只笔在这里。
– 如果想表达某个瞬间动态画面,“某人对某事产生了影响的行为”那么每个句子都应该使用及物动词来表达。如果想表达行为及背后的原因就用及物动词。
– 我摔坏了杯子。
– 我放了一只笔在这里。

用“串联”与“并联”来梳理时间轴

大家都学过电路的串联与并联,文字的串并联有什么区别呢?其实主要是在时间轴运用不同,即有无时间流动。
– “串联”,有时间流动。
– “并联”,无时间流动。

使用总述点明主旨

大家在增强逻辑的同时不妨在开头就将问题的数量或对策数量写出来,这样可以在读者头脑中创造存放下文表达内容的内容抽屉,理解重点。最经典的就是乔布斯的“Today I want to tell you three stories from my life”与”One more thing”。

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